Tipps für die Erstellung einer gelungenen Ausschreibung für digitale Projekte

Die Erstellung einer Ausschreibung (Request for Proposal, RFP) ist ein entscheidender Schritt in jedem Projekt mit externen Partnern. Dieses Dokument legt den Umfang der Arbeit, die Zeitpläne und Budgets für das Projekt fest. Eine gute Ausschreibung hilft Agenturen, Ihre Anforderungen und Erwartungen zu verstehen und Lösungsvorschläge vorzulegen, die relevant und auf Ihre Ziele abgestimmt sind.

Diese Tipps für die Erstellung einer Ausschreibung stammen aus unserer Erfahrung in vielen Advatera Erfahrungsaustausch-Workshops, in denen Mitglieder ihre Projekte geteilt haben.

1. Definiere den Projektumfang: Beginne damit, den Projektumfang, die Ziele und das Ziel des Projekts klar zu definieren. Dies sollte den Zweck der Website oder des Intranets, die Zielgruppe, die gewünschten Kernfunktionen und alle anderen Anforderungen umfassen.
2. Schreibe einen detaillierten Zeitplan: Der Zeitplan enthält die wichtigsten Meilensteine des Projektes und Fristen für Deliverables und Meilensteine enthält. Dies hilft der Agentur, den erforderlichen Zeitaufwand zu verstehen und ihre Ressourcen entsprechend zu planen.
3. Bestimme dein Budget: Es ist wichtig, dein Budget zu berücksichtigen, wenn du eine Ausschreibung entwickelst, da es Agenturen hilft, die finanziellen Einschränkungen für das Projekt zu verstehen. Die Festlegung deines Budgets kann dir realistische Angebote von Agenturen innerhalb deines Projekts ermöglichen. Andererseits kann das Nichtoffenlegen deines Budgets dir eine bessere Vorstellung davon geben, was das Projekt beinhaltet und den Wettbewerbsdruck zwischen den Agenturen erhöhen, um die beste Lösung zu finden. Die Entscheidung, dein Budget preiszugeben oder nicht, hängt von deinen Zielen und Prioritäten für das Projekt ab.
4. Fordere individuelle Referenzen an: Wenn du Agenturen bewertest, ist es wichtig, nach Referenzen der Teammitglieder zu fragen, die direkt an deinem Projekt arbeiten werden. Dies hilft dir, die Expertise der Teammitglieder zu verstehen, die direkt an deinem Projekt arbeiten werden. Einige Agenturen können jedoch einzelne Referenzen ablehnen und darauf hinweisen, dass sie die Zusammensetzung des Teams im Voraus nicht garantieren können. Obwohl dies bis zu einem gewissen Grad zutreffend sein kann, ist es vernünftig zu erwarten, dass sie die Kernmitglieder des Teams identifizieren können, die an deinem Projekt arbeiten werden. Wenn eine Agentur keine individuellen Referenzen bereitstellen kann oder will, solltest du in Betracht ziehen, sie nicht in den Auswahlprozess aufzunehmen.
5. Verwende Use-Cases statt Funktionslisten (Wunschlisten): Anstatt Funktionen aufzulisten, gib Use-Cases in Form von Geschichten mit Personas an, die veranschaulichen, wie die Website oder das Intranet genutzt wird. Dies hilft Agenturen, deine Anforderungen im Kontext zu verstehen und Lösungsvorschläge vorzuschlagen, die mit deinen Bedürfnissen übereinstimmen.
6. Sei nicht zu detailliert: Manchmal neigen RFPs dazu, zu detailliert zu sein, insbesondere weil der Einkauf oder die Rechtsabteilung eine gute Möglichkeit haben möchte, später zu überprüfen, ob alles geliefert wurde. Heutzutage werden Projekte jedoch agil entwickelt, und die Definition jedes Details im RFP im Voraus steht im Widerspruch zum agilen Entwicklungsprozess. Stelle sicher, dass die Agenturen einerseits den Umfang des Projekts genau kennen und ein vollständiges Angebot für ein fertiges Produkt unterbreiten, andererseits aber genügend Freiheit haben, um eine gute agile Lösung zu entwickeln.
7. Führe reale Tests durch: Wenn die Ausschreibung neue Tools oder Technologien umfasst, führe reale Tests mit diesen Tools durch, bevor du das RFP finalisierst. Dadurch kannst du potenzielle Probleme oder Einschränkungen frühzeitig identifizieren und sicherstellen, dass die Agentur Lösungsvorschläge unterbreitet, die realistisch und umsetzbar sind. Stelle sicher, dass die Tools von jenen getestet werden, die auch wirklich damit arbeiten. Also beispielsweise den Content Produzenten und nicht den Projektleitern.
8. Teile eine detaillierte Kostenvorlage mit den Anbietern: Stelle eine detaillierte Vorlage für die Kostenaufstellung bereit, die die verschiedenen Kostenkomponenten des Projekts umreißt. Dadurch kannst du die Angebote der Agenturen im Detail vergleichen.
9. Fordere fehlende Elemente an: Sei offen für Feedback und verpflichte die Agenturen, Elemente, die für das Projekt entscheidend sein könnten, mit aufzunehmen selbst wenn sie in der Ausschreibung nicht waren. Dadurch muss die Agentur ein umfassendes Angebot unterbreiten, das alles benötigte beinhaltet.
10. Plane ganztägige Workshops: Lade die Top 3-5 Agenturen zu ganztägigen Workshops ein, bei denen sie ihre Lösungen für die wichtigsten Use-Cases präsentieren können. Dadurch kannst du einen Einblick in ihre Herangehensweise gewinnen und sehen, wie sie spezifische Herausforderungen lösen würden und auch, wie gut die Agentur mit deinem Projektteam zusammearbeitet.
11. Erwäge einen Pocathon: Eine weitere Möglichkeit zur Bewertung von Agenturen besteht darin, einen Pocathon durchzuführen. Dabei lädst du die Top 3-5 Agenturen zu einer Art Hackathon-Veranstaltung ein, bei der sie an spezifischen Aufgaben im Zusammenhang mit dem Projekt arbeiten können. Dadurch kannst du ihre technische Expertise, Kreativität und Teamfähigkeit gut bewerten. Durch die Einbeziehung deines Projektteams und anderer Stakeholder in den Bewertungsprozess erhältst du auch ein Gefühl dafür, wie gut sich die Lösungen der Agentur mit den Werten und Prioritäten deiner Organisation decken.
12. Führe eine Proof-of-Concept-Phase durch: Schließe eine Proof-of-Concept-Phase in den Vertrag mit der ausgewählten Agentur ein. Dadurch kannst du die Lösung testen und frühzeitig eventuelle Probleme identifizieren, bevor du dich zu einer vollständigen Implementierung verpflichtest. Stelle sicher, dass du eine Möglichkeit hast, den Vertrag zu kündigen, falls die Zusammenarbeit mit der Agentur nicht deinen Erwartungen entspricht, ohne dabei das Material zu verlieren, an dem bereits gearbeitet wurde. Dadurch schützt du deine Investition in das Projekt und kannst eine Agentur finden, die besser zu deinen Bedürfnissen passt.
13. Vergiss nicht, dein Unternehmen vorzustellen: Vergiss abschließend nicht, dein Unternehmen und deine Produkte den Agenturen sehr früh im Auswahlprozess vorzustellen. Dadurch können sie deine Unternehmenskultur, Werte und Prioritäten verstehen und du kannst eine Agentur finden, die gut zu deinem Team passt.

Die Erstellung einer guten Ausschreibung ist entscheidend für den Erfolg jedes Projekts. Wenn du diese Key-Tipps befolgst, kannst du sicherstellen, dass du Angebote erhältst, die relevant, realistisch.